המדריך לייעוץ עסקי מוצלח – עשה ואל תעשה

תהליך הייעוץ העסקי עשוי לחולל שינויים משמעותיים לטובת העסק ולהגדלת הרווחיות, אך חשוב לעשות אותו בצורה נכונה ומתוכננת. מה הסוד להצלחה? מדריך מיוחד של כלכלן בכיר המומחה בתחום

ירון לוי, תוכן מקודם
תוכן מקודם
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
ייעוץ עסקי
צילום: Photo by Helloquence on Unsplash

תהליך ייעוץ עסקי הינו חיוני ונחוץ לעסקים בשלבים שונים של חייהם, החל משלב ההקמה של העסק, דרך תקופת של האטה או התרחבות וצמיחה, ועד לשינויים שמבצעים בעסק כמו הכנסה של שירותים ומוצרים חדשים, הכנסת שותף, רכישת מתחרים, פתיחת סניף חדש וכן הלאה. יתר על כן, מאחר שהוא חיוני בשביל להיות עם היד על הדופק לגבי מה שקורה בעסק, ובשביל להיערך נכון לקראת העתיד, ייעוץ עסקי מומלץ לכל עסק באשר הוא בכל שנה עד שנתיים לכל היותר.

את התהליך מבצעים יועצים עסקיים אשר כל אחד מהם מביא עימו את האיכויות המיוחדות מבחינת הניסיון בשטח, הניסיון כיועץ, ההשכלה הכלכלית, ההצלחות המוכחות וכיוצא בזאת. מכאן שהתהליך עשוי להיות שונה מאוד בהתאם לשלב בו מצוי העסק ויעדיו, הגישה והיכולות של היועץ העסקי, וכן אופי הפעילות של העסק, היקפה והתחום בו הוא פועל. בנוסף, התהליך עשוי להשתנות באורכו החל ממספר פגישות בודדות ועד לתקופה ארוכה יחסית (למרות שאת התוצאות המשמעותיות רואים לרוב בתוך פרק זמן קצר).

אז מהו ייעוץ עסקי מוצלח?
לצד האמור לעיל ישנם קווי דמיון, שלבים ודגשים שבהחלט צריכים להופיע בתהליך ייעוץ עסקי, והקפדה עליהם היא נדבך יסודי להפיכתו למשמעותי ומוצלח. בשורות הבאות נסקור את הנקודות המרכזיות.

התחום הפיננסי

ירון לויצילום: יח"צ

קודם כל חשוב להבין שהמטרה הסופית של ייעוץ עסקי היא פיננסית, כלומר שגם אם הסיבה לפנייה שונה, היעדים שונים והדרך להשגתם שונה, בסופו של דבר אנו מכוונים להגדלה של הרווחיות ואף להגדלת המחזור. מעבר לכך, כמעט לכל פעולה והיבט של הייעוץ העסקי יש גם פן פיננסי ישיר או עקיף, בין אם מדובר בהתייחסות למצבת כוח האדם בעסק, להתקשרויות מול ספקים, לתמחור המוצרים שלכם, לקמפיינים שיווקיים וכן הלאה. מכאן גם ניתן להבין את חשיבותה של השכלתו הכלכלית של היועץ העסקי, ובכל מקרה את המקום המרכזי שתופס הפן הפיננסי בתהליך הייעוץ.

כאשר אנו מדברים על הפן הפיננסי בתהליך ייעוץ עסקי אנו מתכוונים לקשת רחבה של היבטים. ראשית, היועץ העסקי בא לעשות סדר בהתנהלות הכלכלית של העסק, כפי שזו ניכרת למשל בדוחות רווח והפסד של רואה החשבון שלכם, הלוואות והתחייבויות נוספות, רווחיות המוצרים, הוצאות ייצור ותקורות וכן הלאה. יש לציין כי בחלק גדול מהעסקים בישראל ההתנהלות הכלכלית אינה מספיק מסודרת, בין אם הסיבה היא הסתמכות יתר על הדוחות של רואה החשבון, מחסור בידע פיננסי הולם, או שלא מקדישים מספיק זמן בשביל לנהל את ההיבט הכלכלי של העסק כמו שצריך.

לכן ישנה חשיבות עליונה לקבלת תמונה ברורה, אובייקטיבית ומקצועית מיועץ עסקי על המצב הפיננסי שלכם. יתר על כן, יועץ עסקי מיומן לא רק עובר על הנתונים הקיימים אלא במידת הצורך גם מוציא דוחות כלכליים חדשים משלו, בין אם מדובר בדוח רווח והפסד או דוחות ספציפיים למוצרים ופרויקטים שונים. בניגוד לדוחות של רואה החשבון, כאן מדובר בדוחות המתייחסים של מה שקורה בעסק כאן ועכשיו, בזמן אמת, ולא בהתייחסות לנתונים קפואים בזמן כפי שהיו לפני מספר חודשים ואינם משקפים את התמונה הנוכחית. בנוסף, אלו דוחות שכן מתייחסים להוצאות והתחייבויות שאינן מופיעות בדוחות של רואה החשבון ולכן יוצרות לא פעם בלבול משמעותי לגבי המצב הפיננסי (למשל החזרי הלוואות). מעבר לכך, בדוחות שהיועץ העסקי מוציא לכם ההתייחסות היא לנתונים שבאמת נחוצים ותורמים לקבלת ההחלטות ולהתנהלות השוטפת של העסק, והם מוצגים בצורה ברורה ומובנת מבלי להזדקק להבנה פיננסית מיוחדת.

היועץ העסקי גם יושב אתכם ועובר על כל פרטי הדוחות, מסביר את הפרטים ומשמעותם בגובה העיניים, ודואג שתבינו היטב מה הם אומרים על העסק. בנוסף, הוא מסייע בהבנת החשיבות של תזרים המזומנים וכיצד מנהלים אותו נכון. במידה שאינכם מנהלים את התזרים בצורה מקצועית ורצינית, היועץ יבנה לכם הדוח תזרים המזומנים, וידאג שתבינו מדוע יש להקפיד על ניהול תזרים עם הדוח וכיצד לבצע זאת.

במילים אחרות, מטרה מרכזית אחת של הפן הפיננסי בייעוץ עסקי היא שתבינו בדיוק היכן אתם נמצאים, לטוב ולרע, שתלמדו כיצד מסיקים מסקנות מהדוחות הכלכליים שלכם, ושתקבלו את הכלים להתנהלות פיננסית מקצועית בהמשך הדרך. אולם זוהי לא המטרה היחידה. עם הנתונים שנאספו היועץ גם יכול להצביע על בעיות כמו מוצרים שאינם מספיק רווחיים ואפילו הפסדיים, ניצול לא משתלם של משרות וכוח אדם בעסק, התקשרויות לא חסכוניות ולא מיטביות עם ספקים, הוצאות תפעול גבוהות או ייצור גבוהות מדי, תמחור נמוך מדי וכן הלאה. ההצבעה על בעיות אלו מלווה גם בתובנות והמלצות לשיפור, למשל צמצום או הגדלת משרות בעסק, כניסה למשא ומתן מחודש עם ספקים, מחזור או סגירת הלוואות, העברת חלק מהשירותים למיקור חוץ משתלם יותר, וכיוצא בזאת.

כל ההמלצות הרלוונטיות יירשמו בסופו של דבר בתוך תכנית עסקית מסודרת, ולכך נגיע בהמשך המאמר.

סוגיית התמחור

כאמור, הפן הפיננסי של ייעוץ עסקי עשוי לכלול נקודות רבות. אחת המהותיות שבהן היא התמחור ולכן נתעכב עליה. במרבית העסקים בישראל התמחור אינו נכון ומקצועי, ולמעשה נמוך מדי, דבר הפוגם כמובן ברווחיות. סיבה מרכזית לכך היא שהתמחור נעשה בצורה חפוזה, ללא התייחסות למכלול המרכיבים הדרושים, ולרוב עם משקל רב על השוואה למחירים של מתחרים. אין ספק שההשוואה למחירי המתחרים חשובה, אולם כאשר נותנים לה משקל כה רב היא מטעה מפני שלכל עסק יש מאפיינים מיוחדים משלו.

על כן, היועץ העסקי בוחן היטב את תמחור המוצרים והשירותים שלכם, ובמידת הצורך יבצע תמחור מחודש אך הפעם בצורה נכונה ומקצועית. בין היתר יילקחו בחשבון היבטים ייחודיים של העסק, מוצריו ושירותיו שאין למתחרים, וכן המיתוג של העסק, קהל היעד שלו, הוצאות הייצור והתפעול שלכם, שולי הרווח המקובלים בענף, שאיפות הרווחים שלכם ועוד. במקרים רבים התוצאה של התמחור המחודש היא העלאה נכונה של מחירים, המשקפת באמת את מאפייני ויתרונות העסק, שומרת על האטרקטיביות שלו, ובכל מקרה מביאה לפעילות רווחיות יותר מהקודמת. במידה שהיועץ יגלה כי קיימים מוצרים, שירותים ופעילויות שאינם רווחיים, תינתן המלצה ותיסלל הדרך לשינוי בפעילות, שינוי בתמחור שלה, ובמידת הצורך אף לביטולה.

התחום השיווקי

בנוסף לתחום הפיננסי, תהליך ייעוץ עסקי מוצלח צריך לעסוק בעוד תחומים רבים ולמעשה בכל היבטי הפעילות של העסק. אחד המרכזיים שבהם שיש להתייחס אליו במלוא הרצינות, הוא כל הקשור לשיווק, פרסום ותהליכי מכירה בעסק. רבים מקרב בעלי העסקים בישראל אינם מודעים למכלול אפשרויות השיווק והפרסום הפתוחות בפניהם וממילא אינם יודעים לנצל אותן נכון, כך שכל הביצים מונחות בתחום שיווקי אחד וגם הוא אינו מנוצל בצורה אופטימאלית.

יועץ עסקי מביא היכרות מעמיקה וניסיון רב עם עולם השיווק באשר הוא, ומסייע לבעלי העסק לבנות מספר ערוצים שיווקים שעובדים במקביל וביחד, במקום להתבסס על אפיק אחד. כך לדוגמא, היועץ יציג בפניכם ויתמוך במהלכים הדרושים כדי לבנות ולהשתתף בנטוורקינג, פגישות חיוניות ליצירת קשרים שיבשילו לשיתופי פעולה ולהשגת לקוחות חדשים. כמו כן הוא יסייע ביצירת שיתופי פעולה עם עסקים הפועלים בתחומים דומים ומקבילים לשלכם, באופן שיהיה משתלם לכם ויגדיל את מעגל הלקוחות. בנוסף, היועץ יציג ויסייע בכל הקשר לשיווק במדיה הדיגיטלית, החל מאתר האינטרנט, דרך פייסבוק עסקי ועד לרשתות חברתיות כמו אינסטגרם, לינקדאין וכדומה.

במידת הצורך היועץ העסקי גם יוכל להפנות אתכם לאנשי מקצוע רציניים בתחומים הרלוונטיים, שיודעים מה הם עושים ויודעים להשיג תוצאות. מלבד זאת היועץ גם יעבור על תהליכי המכירה בעסק ויראה שהם מתבצעים בצורה נכונה ומקצועית, ובמידת הצורך ילמד אתכם כיצד לייעל ולקדם את סגירת העסקאות – בין אם מדובר ביכולות השיווק העצמי שלכם, ובין אם מדובר בהימנעות מטעויות כמו אי ביצוע פולו אפים להצעות מחיר וכדומה.

התחום הניהולי בעסק

מרכיב מרכזי נוסף וחיוני של ייעוץ עסקי מוצלח הוא כל הקשור לניהול העסק. אין ספק שהביצועים, היכולות, הכישורים והאיכויות של ההנהלה משפיעות על מכלול הדרגים, המחלקות והעובדים בעסק, ולא פעם יש מקום לשיפור וללמידה ממי שיודע כמו יועץ עסקי מיומן. כך למשל, בעסקים רבים ישנה אי בהירות לגבי הגדרת התפקידים של בעל העסק/השותפים, ולעיתים גם של מנהלי התחומים השונים והעובדים המצויים תחתיהם. התנהלות כזו יוצרת כמובן בעיות רבות של חוסר יעילות, כפל תפקידים, חיכוכים ואי הבנות, עם פגיעה ברווחיות של העסק וגם באווירה השוררת בו. על כן, בתהליך ייעוץ עסקי נעשית בחינה ואם צריך גם הגדרה חדשה ומדויקת יותר של התפקידים, על כל המשתמע מהגדרות אלו לגבי תחומי הפעילות והאחריות.

כמו כן, היועץ העסקי בוחן את ההתנהלות השוטפת המתחילה מלמעלה ומקרינה על כל הדרגים, ובמידת הצורך מציע כלים לשיפורים ניהול העובדים. לדוגמא, עשויים להינתן כלים ניהוליים המשפרים את יכולת האצלת הסמכויות, את העלאת המוטיבציה של העובדים על ידי מתן תמריצים, את האסרטיביות ומולה את היכולות הניהוליות "הרכות", את ניהול הזמן של המנהל עצמו, את כישורי ההובלה והמנהיגות, את הדוגמא האישית והמעורבות, וכן הלאה.

הכל זורם אל התוכנית העסקית

תהליך ייעוץ עסקי מוצלח אינו מבוסס על הערות, תובנות והמלצות שנזרקות סתם כך לחלל האוויר. נהפוך הוא, מדובר בתהליך סדור ומובנה בעל שלבים מובחנים, אשר בסופו של דבר מכוון ליצירת תוכנית עסקית ברורה ומפורטת. מדובר בתוכנית שלוקחת את כל הנתונים, הבעיות והנקודות שעליהם דיברנו לעיל (ועוד רבים נוספים), ומציגה את הפתרונות בצורה מקצועית, ישימה וריאלית. התוכנית העסקית מגדירה בבירור את היעדים והמטרות, ומתווה את הדרך להשיג אותם צעד אחר צעד באופן בטוח עם לוחות זמנים מדויקים, וזאת כאמור לאור התובנות שעלו לגבי כל אחד מהתחומים שאותם תיארנו.

היועץ העסקי שבונה את התוכנית בשיתוף פעולה מלא אתכם גם ממשיך ללוות את היישום שלה לאורך הזמן, כאשר הוא מנטר ועוקב אחר התוצאות העסקיות בפועל אל מול הצפי בתוכנית, ובמידת הצורך מסייע בחידוד או בביצוע שינויים. בתוך כך, הוא עומד לרשותכם בכל עת על מנת לייעץ, לעזור בהתלבטויות, לענות על שאלות ולסייע בקבלת החלטות לאורך התקופה.

הכותב הינו כלכלן בכיר ויועץ עסקי, הבעלים של חברת "לוי ייעוץ כלכלי ועסקי"  המתמחה בייעוץ עסקי.