מנהלים בארגונים מכל הגדלים וסוגים, מבינים היטב עד כמה חשוב לעבוד עם כלים שיקלו על העבודה השוטפת שלהם ושל העובדים שלהם, יאפשרו אוטומציה מלאה או חלקית של תהליכים ויצמצמו במידה ניכרת את הזמן והאנרגיות שמשקיעים בביצוע פעולות טכניות שחוזרות על עצמן. הבשורות הטובות הן שהשוק כיום רווי במערכות ובכלים שמסייעים בכך, אך מגוון האפשרויות מקשה למצוא את הפתרון המדויק לדרישות הארגון בצורה מיטבית.
כך, למשל, בתחום ניהול התקשורת עם לקוחות. כלים רבים יכולים לסייע ביצירת מכתבים אישיים וטפסים דיגיטליים שמותאמים באופן אישי ללקוחות וחוסכים את ההזנה הידנית – אך יש ביניהם הבדלים מהותיים שכדאי להתעכב עליהם. "חלק מהמנהלים בוחרים לעבוד עם כלי שמציע טמפלטים, תבניות בהתאמה אישית, למסמכים האלו, אבל הניסיון מלמד שכדאי דווקא לעבוד עם מערכת שמאפשרת ארכיטקטורה שלמה של כל תהליך העבודה, כדי להפוך את הניהול שלו לאוטומטי באמת", מסביר מנכ"ל ComposeDoc, גבי מזרחי, שפועל בתחום עוד משנות ה-80. מזרחי, שפיתח פתרון ייחודי המוטמע בארגונים שונים מ-2009, מוסיף כי "במקום להיעזר בכלי בסיסי ופשוט, כדאי לחשוב על מערכת שמבוססת על לוגיקה עסקית, שמסתנכרנת עם המערכות הקיימות כדי להזין נתוני אמת בטפסים ובמכתבים".
"ארכיטקטורה של תהליכי עבודה"
מזרחי מכיר היטב את תחום מערכות המידע ומערכות לניהול תהליכים דיגיטליים. אחרי שעבד שנים בסאיטקס, שהייתה מספינות הדגל של התעשייה הישראלית, המשיך לעבוד כסמנכ"ל פיתוח בחברות סטארט-אפ והתמקד בפיתוח תהליכי קדם-דפוס דיגיטליים. ב-2009 הוא החליט לפתוח חברה משלו שתתמקד בפתרונות מערכתיים לניהול התקשורת הכתובה בארגונים.
ComposeDoc, המערכת הייחודית שפיתח, משמשת כיום כמה מהארגונים המוכרים בישראל, בהם בזק, ויזה כאל ו-13 חברות ביטוח גדולות, בהן הראל, כלל, איילון, AIG ועוד – כך לדברי מזרחי. "מהיום הראשון היה לנו חשוב לפתח מערכת דיגיטלית אמיתית, מה שלא היה מובן מאליו ב-2009", הוא מספר. "זו מערכת שמאפשרת לבנות גרף תהליכי מקצה לקצה – ולנהל את כל חומרי התקשורת עם הלקוח בצורה קלה ודינמית".
מה המשמעות בפועל ?
"קח לדוגמה, חברת ביטוח רוצה להפיק פוליסות חובה שמודפסות בכמה גרסאות שונות. אם היא תישען על תבניות מוכנות בלבד – יידרש להגדיר באופן ידני מספר תבניות שונות. אבל אם מגדירים את המשימה הזאת כחלק מתהליך העבודה, ניתן לבצע אותה באופן אוטומטי ולהקל מאוד על המיישמים והלקוחות. זו רק דוגמה בסיסית. מערכת כזאת מאפשרת גמישות שלא מקבלים כשעובדים עם תבניות – והגמישות הזאת באה לידי ביטוי גם בתהליכים מורכבים ומסובכים מאוד".
להשתחרר מהתלות
בעבר, כדי לייצר הפקות דפוס בסדר גודל משמעותי, היה מקובל להעביר לבית הדפוס מידע גולמי, ולקבל בחזרה חומרים כתובים בפורמט של PDF. תהליך כזה, מסביר מזרחי, היה מייצר לארגון תלות ארוכת טווח באותו בית דפוס, שקשה להשתחרר ממנה. "כיום, אם מנהלים תהליך דיגיטלי חכם, אפשר לשנות את צורת העבודה הזאת, להעביר את תהליך ההפקה לתוך החברה ולשלוח לבית הדפוס רק חומרים מוכנים להדפסה", הוא אומר, "בשנים האחרונות ליווינו ארגונים גדולים במעבר לצורת העבודה הזאת ואפשרנו להם לייצר בעצמם את החומרים. כך הם יכולים להוציא למכרז בכל פעם את עבודת ההדפסה בלבד ובכך לוודא שהם מקבלים תמיד את המחיר התחרותי ביותר".
לדבריו, בארגונים גדולים החיסכון התבטא במיליוני שקלים בממוצע ברבעון, כך על פי הערכות. "מנהלים לעיתים מופתעים לגלות עד כמה קל לנהל את התהליך הזה בעצמם. הם שמחים שהם יכולים לעשות את רוב העבודה או אפילו את כולה בעצמם – בצורה שלא רק מצמצמת עלויות, אלא גם מגבירה את השליטה על הפרויקט כולו", מוסיף מזרחי.
ומה בנוגע לניהול מכירות?
ComposeDoc הוקמה כחברת סטארט-אפ כדי לסייע לחברות לנהל לא רק את התקשורת הכתובה, אלא גם כדי לייצר טפסים דיגיטליים ולהוביל תהליכים אוטומטיים לניהול עסקאות באונליין. "בכל תחומי העשייה שלנו, אנחנו תמיד פתוחים לפידבקים מלקוחות ומקבלים כל הזמן פניות מארגונים כדי להטמיע עוד פיצ'רים ותהליכים דיגיטליים במערכת. את כל השיפורים שאנחנו מטמיעים אצל לקוח מסוים – אנחנו מכילים אצל כל הלקוחות בצורה רוחבית", מסביר מזרחי.
לכל מי שמנהל פעילות עסקית בדיגיטל, מזרחי רוצה להציע להיות עם היד על הדופק גם בהיבט נוסף בעבודה שלא בהכרח חושבים עליו בין כל המשימות השוטפות. "ב-2017 יצאה הרגולציה שמחייבת ארגונים להנגיש את המידע הציבורי שלהם לבעלי מוגבלויות ובינואר 2022 הרגולציה החמירה ודורשת כיום להנגיש גם את כל המידע האישי", הוא אומר.
חברת ComposeDoc, החלה בגיבוש פתרונות הנגשה למסמכים עוד בשנת 2016 והייתה הראשונה בשוק להציע פתרונות כאלו. בישראל רבים כידוע מחכים לרגע האחרון ולא נערכו כמו שצריך להחמרת ההנחיות. לכן, בהחלט מומלץ לבדוק האם כל המסמכים הדיגיטליים שלכם מונגשים כהלכה – לפני שהחוק החדש יגרור גם קנסות לא רצויים.
"זו תקופה מרגשת בעולם הדיגיטל ואנו כאן בחברה שואפים להפוך את הפלטפורמה הדיגיטלית של ComposeDoc לטכנולוגיה מובילה ביישום תהליכים דיגיטליים רבים עבור ארגונים עסקיים מבוססי מערכות מידע", מסכם מזרחי.
בשיתוף חברת ComposeDoc
