אין ספק ששנת 2021 הפתיעה אותנו, ביותר מדרך אחת. קשה לומר שהתרגלנו לקורונה, וכל גל חדש מערער אותנו מחדש, אך הארגונים הגדולים, ואולי לא רק הם, לומדים בחלקם להכיל ולהתאים את עצמם.
אבל אין גם ספק שמגמת התחזקות ההיי–טק משאירה את כולנו פעורי פה. שנת 2021 היתה שנת שיא, בזכות 25.6 מיליארד דולר המושקעים בסטארט–אפים ישראליים, לצד 75 חברות טכנולוגיה שהונפקו בבורסות ישראל והעולם. התוצאה: גיוסי עובדים בהיקפים שלא הכרנו. בעיקר אנשי תוכנה, אך לא רק: אנשי כספים, מפתחי הדרכה, עורכי דין ומקצועות תומכים רבים נוספים. היקף הגיוס גרם וגורם גם לעובדים מוכשרים רבים אחרים לנסות כוחם בהיי–טק. הכסף – השערורייתי לעתים - המוצע כשכר, בצד הפוטנציאל לאקזיט, גורם גם לרבים שהיו קשורים למקומות עבודה טובים המשקיעים בעובדיהם שנים רבות לקום ולעזוב. מנכ"לים רבים מרימים ידיים. "נחכה שהגל יעבור", "שהבועה תתפוצץ ויחזרו". בינתיים העסקים מפסידים.
"קשה למנוע אובדן ידע בעת עזיבת עובדים", אומרת ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית חברת ROM Knowledgeware המתמחה בניהול ידע כבר יותר מ–20 שנה, "אך ניתן בהחלט לצמצם באופן משמעותי את הנזק הארגוני כתוצאה מהעזיבה". 40 עובדי החברה, הפזורים בארגונים פרטיים וציבוריים, עוסקים כל יום מחדש בשימור, שיתוף, הנגשת ופיתוח הידע, לשיפור הביצועים וצמצום סיכוני הידע.
סיכוני ידע נובעים מתלות בעובד יחיד, מומחה, המחזיק רק הוא בגוף ידע שחשוב לחברה. סיכוני ידע יכולים לנבוע מהיעדר תיעוד, בוודאי מעזיבת עובד, וככל שהיה יותר שנים בארגון - כך הסיכון גדל. הפתרונות המקובלים בשוק הם גם בשדה המניעה וגם בטיפול לקראת פרישת העובדים או עזיבתם.
מניעה
חברות המתמחות בניהול ידע, דוגמת ROM Knowledgeware, פיתחו מתודולוגיות לתיעוד חכם של הידע; לניתוח הצמתים שבהם כדאי וישים לתעד באופן קבוע את הידע; ליצירת עוגנים תהליכיים המקילים על תיעוד שוטף ומרוכז וממסדים אותו. בצד אלו פיתחו כלים ומתודות לקירוב הידע המתועד לעובדים הסובבים. זאת כדי שיוכלו ליהנות מפירות ההשקעה ולמניעת מצב שבו הידע שתועד - נשכח. בדרך זו, אגב, נהנים מהידע לפני עזיבת המומחה ומרוויחים גם מניצול טוב יותר של זמנו של המומחה, כאשר בחלק מהנושאים שבעבר היו תלויים בו - פוחתת התלות.
"לא תמיד קל להבין איפה נכון לתעד", אומרת ד"ר לוי. "ארגונים נוהגים לתעד, למשל בדיונים, מידע תפעולי החשוב לטווח הקרוב, ופחות את הידע הארגוני החשוב לעתיד. לא בהכרח מדובר ביותר מאמץ, אלא במאמץ אחר. אנו יודעים, כמומחים מתודולוגיים, להתחבר לארגון ולתחום המקצועי שבו הוא עוסק, ולהמליץ מתי ואיך לתעד, ולא פחות - איפה חבל להתאמץ ולהשקיע".
טיפול בידע לקראת עזיבה
תיעוד שוטף הוא תמיד טוב, אך מנהלים רבים נמצאים במצוקה עכשווית: העובדים עוזבים ונדרשים פתרונות מיידיים. חפיפה "כמו פעם" כבר לא מספיקה, כי היקף הידע של העובדים משמעותי מאוד. ככל שהטכנולוגיה מתקדמת אנחנו ממכנים יותר תהליכים בארגון, והעובדים פועלים ומצליחים בעיקר בזכות הידע של הארגון ושלהם בביצוע משימות, בקבלת החלטות ובפתרון בעיות. העובדים נסמכים יותר על הידע שלהם.
ROM Knowledgeware מציעים כלי המבוסס על שלושה שלבים לשימור הידע של העוזבים עכשיו: מיפוי התחומים ותיעדופם; תיעוד הידע ושיתוף המידע; והנגשת כל אלו לעובדים האחרים, כדי שיהיה להם קל להשתמש בידע ביום אחרי. "שלושת השלבים נשמעים פשוטים", מספרת ד"ר לוי, "אך כאן נכנסת המומחיות שלנו לפעולה. לדוגמה, ארגון תעשייתי שעבדנו עמו ב-2019 ביקש לתעד ידע ייחודי בנושא בחירת מכונות וציוד נלווה. ניתוח מהיר שלנו העלה שלמרות ייחודיות הידע, בפעם הבאה שהארגון יקבל החלטה דומה לבחירת קווי ציוד חדשים תהיה בעוד כעשור, וסביר שהטכנולוגיות תשתנינה במידה כה ניכרת, שהידע שהושקע בתיעודו לא יהיה רלוונטי ברובו. יחד עם הארגון החלטנו להתמקד בנושאים אחרים, בעלי ערך משמעותי".
לוי משתפת דוגמאות נוספות: "בחברת היי–טק עמה עבדנו ב-2021, לא סברו שכדאי לתעד רעיונות של מנהלים שלא מומשו. לאחר שהשתכנעו שכדאי לבחון את הנושא, והידע אכן תועד, הופתעו עד כמה הרעיונות הם חשובים וישימים, ועד כמה הם יכולים לשמש אותם מיידית. הרבה פעמים המנהלים מבינים את עוצמתו של התהליך רק אחרי שרואים את הידע שתועד", אומרת לוי. "באחד הבנקים, עמו אנו פועלים בימים אלו, אחד ממנהלי היחידות העסקיות חשב שאין צורך בשימור, והסביר שהחפיפה של שתי מומחיות הסתיימה לפני שהגענו. מאחר שמדובר בנושא קריטי ורווחי לבנק, הוא הסכים בכל זאת להשקיע מאמץ. גם הוא עצמו נדהם מהידע הקריטי שהתגלה, המסייע לטיפול בחריגים, לייעול ולהזרמת נתונים". הסיפורים רבים - כבר יותר מ–150 פרויקטים, ולכל אחד סיפור הערך המוסף שלו.
"לעתים", אומרת ד"ר לוי, "המנהלים תוהים האם מומחה שאינו בא מהתחום המחשובי, ההנדסי או הכלכלי באמת יוכל להיכנס בקלות ובמהירות לתמונה ולתעד ידע כה מורכב. ופעם אחרי פעם המנהלים מופתעים לראות עד כמה מדובר בשילוב מנצח - מומחה מקצועי דיסציפלינרי ומומחה ניהול ידע, שיחד יכולים להשיג המון. בסוף היום ברור כי ארגונים רבים מנסים לשמר את העובדים והלוואי ויצליחו. אבל למקרה שלא - יש מה לעשות".
ROM Knowledgeware
טלפון: 077-5020771
לפנייה במייל >>
בשיתוף ROM Knowledgeware
